Impressoras, scanners e outros aparelhos que enviam e-mail: ligá-los ao SMTP Relay

A resposta curta: impressoras multifunções, gravadores de câmaras, alarmes, UPS e NAS que mandam avisos por e-mail só sabem falar SMTP, e é para isso que o SMTP Relay serve. Na página de configuração do aparelho, preencha o servidor, a porta 587 com STARTTLS (ou 465 com TLS), o usuário e a senha de uma credencial só para esse aparelho, e um remetente do domínio verificado. O aparelho tem que saber cifrar o link.

O que se costuma ligar

Aparelho	O que envia
Impressora multifunções	Digitalizar para e-mail, avisos de toner, de papel ou de avaria.
Gravador de câmaras (NVR/DVR)	Alertas de movimento, de disco cheio, de câmara desligada.
Alarme, controlo de acessos	Avisos de alarme, de bateria fraca, de porta aberta.
UPS, NAS, router	Falha de energia, disco com erros, cópia de segurança terminada.

Passo a passo

1	Crie a credencial no Email Center com um nome claro, por exemplo «Impressora da recepção».

2	Abra a página de configuração do aparelho (normalmente pelo endereço IP dele, no navegador) e procure E-mail, SMTP ou Notificações.

3	Preencha: servidor do cartão Link, porta 587, STARTTLS (ou «TLS»), autenticação ligada, usuário e senha da credencial.

4	Remetente: um endereço do domínio verificado, como impressora@yourcompany.com. Muitos aparelhos trazem um remetente de fábrica, que é recusado.

5	Use o botão de teste do aparelho e confirme no registro do Email Center.

Aparelhos antigos às vezes não conseguem. O SMTP Relay trabalha com conexão cifrada (STARTTLS na 587 ou TLS na 465). Um aparelho que não saiba cifrar, ou que só conheça versões muito antigas de TLS, não consegue entrar. Procure uma atualização do firmware no site do fabricante antes de desistir.

Os problemas típicos dos aparelhos

Sintoma	O que verificar
Erro de certificado ou de TLS	A data e a hora do aparelho. Com a hora errada, o certificado do servidor parece inválido. Ligue a hora automática (NTP), se existir.
Não liga	Se a rede do escritório bloqueia a porta 587, experimente a 465 com TLS.
Remetente recusado	O remetente de fábrica do aparelho. Troque por um endereço do domínio verificado.
O digitalizado não chega	O tamanho do arquivo. Digitalize a uma resolução mais baixa ou em PDF comprimido, e veja o estado no registro.

O aparelho vai embora, a credencial também. A senha fica guardada no aparelho. Antes de o vender, devolver ou mandar para reparação, revogue a credencial dele: veja revogar uma credencial.

O aparelho não consegue enviar? Abra um pedido com a marca, o modelo e a mensagem de erro que ele mostra.

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