O Outlook tem um filtro de lixo próprio, e isso confunde muita gente: há duas barreiras a funcionar, em sites diferentes, e só uma delas o protege em todos os dispositivos. Perceber a diferença é metade do trabalho.
| Onde corre |
O que isso significa para si |
| No servidor, antes de chegar |
Analisa a mensagem antes de a entregar. Vale para o Outlook, para o celular e para o webmail - tudo ao mesmo tempo |
| No Outlook, no seu computador |
Só actua depois de a mensagem ser baixada, e só naquele computador. No celular, o mesmo spam continua aparecendo |
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Comece pelo lado certo: ligar o filtro do servidor rende muito mais do que qualquer regra no Outlook, porque limpa a caixa em todos os sites de uma vez. Está explicado passo a passo em como evitar receber spam. Depois disso, use o Outlook para o que sobrar.
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No Outlook clássico (2016, 2019, 2021 e Microsoft 365)
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Na aba Base, clique em Lixo Eletrônico e depois em Opções de Lixo Eletrônico.
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Na aba Opções, escolha o nível Baixo. É o equilíbrio certo para uma caixa de trabalho: apanha o óbvio sem começar a esconder mensagens de clientes.
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Em Remetentes Bloqueados, acrescente os endereços que insistem. Se o incómodo vier sempre do mesmo domínio, bloqueie o domínio inteiro em vez de andar a apanhar endereços um a um.
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Em Remetentes Seguros, ponha os seus clientes, o contabilista, o banco - e ligue a opção de confiar também no e-mail dos seus Contatos. É o que evita perder mensagens importantes.
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Não escolha "Apenas Listas Seguras": esse nível manda para o lixo tudo o que venha de quem ainda não está na sua lista. Numa caixa de empresa isso significa perder o primeiro e-mail de cada cliente novo - exatamente as mensagens que mais lhe interessam. E nunca ligue a opção de excluir permanentemente o lixo: o que ela apaga não vai para pasta nenhuma.
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No Outlook novo e no Outlook do navegador
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Abra as Configurações (a roda dentada) e vá a E-mail → Lixo eletrônico.
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Em Remetentes e domínios bloqueados, acrescente quem quer travar. Em Remetentes e domínios seguros, quem nunca deve ir para o lixo.
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Para o que se repete com formas diferentes, crie uma regra em E-mail → Regras - por assunto, por palavra, por domínio.
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O detalhe que mais engana com contas IMAP
A sua conta conosco é IMAP, o que quer dizer que as pastas vivem no servidor e aparecem iguais em todo o lado. Mas as regras e o filtro de lixo do Outlook não são pastas: ficam guardados naquele computador. Duas consequências práticas:
| O que vai notar |
Porquê |
| O celular continua recebendo o spam |
A regra que criou no Outlook do escritório não existe no telefone - só o filtro do servidor actua nos dois |
| Marcar como lixo no Outlook não ensina o servidor |
Treina o filtro local. Para treinar o do servidor, mova a mensagem para a pasta Spam pelo webmail |
| Reinstalar o Windows apaga tudo |
Remetentes bloqueados e regras vão com a instalação. As listas do servidor ficam |
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Vale a pena verificar: nas configurações da conta no Outlook, confirme que a pasta de lixo está apontada à pasta Spam do servidor, e não a uma pasta local. Assim o que vai para lixo é o mesmo em todos os dispositivos.
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Se for uma mensagem nossa a cair no lixo
Acontece com avisos de fatura e com as respostas do apoio. Ponha o domínio da sua marca em Remetentes Seguros e o problema desaparece. Se for ao contrário - as suas mensagens a cair no spam de quem as recebe - o assunto é outro e está em como escrever um e-mail que não caia no spam.
Se o Outlook estiver dando erros em vez de filtrar de mais, veja os erros mais comuns do Outlook ou fale conosco.
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