Manter a caixa de entrada da empresa em ordem: pastas, sinalizadores, Arquivo e uma rotina semanal

A resposta curta: uma caixa de entrada arrumada não depende de ter muitas pastas, depende de uma regra simples: na caixa de entrada só fica o que ainda precisa de resposta ou de ação. O resto vai para o Arquivo, para uma pasta do cliente ou para o lixo. O webmail tem tudo o que faz falta: pastas, sinalizadores, o botão Arquivo, o botão Spam, a pesquisa e os filtros.

As ferramentas do webmail

Ferramenta	Para que serve
Botão Arquivo	Tira a mensagem da caixa de entrada sem a apagar. Fica guardada e encontra-se pela pesquisa.
Sinalizar (bandeira)	Marca o que precisa de ação. No fim do dia, as sinalizadas são a sua lista de tarefas.
Botão Spam	Move para a pasta de spam e ensina o filtro, melhor do que apagar.
Pastas	Poucas e largas: por cliente, por projeto ou por tipo (faturas, fornecedores).
Pesquisa	Procura no assunto, no remetente ou no texto, numa pasta ou em todas.
Filtros	Movem sozinhos o e-mail repetitivo, como newsletters e avisos automáticos.

O botão Arquivo usa a pasta que estiver escolhida como Arquivo em Configurações. Se o botão não aparecer, escolha (ou crie) essa pasta primeiro: as configurações do webmail que vale a pena mudar.

A regra de cada mensagem

Quando abre uma mensagem, decida logo. Há só quatro saídas:

1	Responde já, se demorar pouco, e arquiva.

2	Sinaliza, se precisa de tempo ou de outra pessoa. Fica na caixa de entrada até estar resolvida.

3	Arquiva ou move para a pasta, se é só para guardar.

4	Apaga ou marca como spam, se não serve para nada.

Uma rotina semanal

1	Reveja as sinalizadas e tire a bandeira ao que já está resolvido.

2	Cancele as newsletters que já não lê (as que assinou; no spam, não clique em nada).

3	Esvazie o Spam e o Lixo, depois de uma vista de olhos para ver se lá caiu alguma coisa boa.

4	Veja o espaço usado pela caixa e, se estiver crescendo depressa, procure os anexos grandes: o que apagar quando a caixa enche.

Deixe o trabalho repetitivo aos filtros. Avisos automáticos, faturas de fornecedores e newsletters podem ir direitos para pastas: filtros no webmail. Para registros em sites, um endereço com «+» facilita os filtros.

Arquivar não é apagar, e apagar não poupa espaço enquanto o Lixo não for esvaziado. As mensagens arquivadas continuam contando para a quota da caixa.

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