E-mail da empresa desde o primeiro dia: lista do que fazer, da primeira caixa ao último telemóvel

E-mail·· 32 visualizações· 4 min de leitura

A resposta curta: o e-mail da empresa fica bem montado quando se fazem as coisas por esta ordem: decidir os endereços, criar as caixas com senhas fortes, confirmar o SPF, o DKIM e o DMARC, testar no webmail, ligar os telemóveis e os computadores e, por fim, avisar quem lhe escreve. Esta lista serve para o e-mail que vem com um plano de hospedagem e para o plano de E-mail Profissional. Cada passo tem o seu artigo; aqui fica a ordem.

Antes de criar a primeira caixa

1 Tenha o domínio activo e a apontar para nós. As caixas existem no servidor, mas só recebem correio quando os registos MX do domínio apontam para cá. Se o domínio é novo e foi registado connosco, isto já vem feito.
2 Faça a lista de endereços. Endereços de função (geral@, faturas@, vendas@) para o que é da empresa e endereços pessoais (ana@) para cada pessoa. Veja que endereços deve criar uma empresa.
3 Decida o que é caixa e o que é reencaminhamento. Um endereço que só serve para entregar noutra caixa não precisa de ser uma caixa: pode ser um reencaminhamento, que não gasta espaço. As diferenças estão em catch-all, reencaminhamento e alias.

Criar e proteger as caixas

1 Crie as caixas no cPanel, em Email Accounts, e dê a cada uma o espaço de que precisa. O espaço do plano reparte-se pelas caixas como quiser. Passo a passo: criar uma conta de e-mail no cPanel. Se são muitas, crie-as de uma vez a partir de uma folha de cálculo.
2 Uma senha forte e diferente para cada caixa. Nada de senhas iguais para toda a equipa. Um gestor de senhas resolve o problema de as decorar.
3 Confirme a entregabilidade. Em Email Deliverability, no cPanel, veja se o SPF, o DKIM e o DMARC do domínio estão correctos. Sem eles, os seus e-mails têm mais hipóteses de cair no spam de quem os recebe: porque é que isto importa.
4 Ligue o filtro de spam e a pasta de spam, em Spam Filters. Veja o que já filtramos e o que pode fazer.

Ligar os aparelhos

Teste cada caixa primeiro no webmail: se lá entra, envia e recebe, a caixa está bem e qualquer problema depois é da configuração do aparelho. Depois, configure por IMAP, que mantém as mensagens iguais em todos os aparelhos:

Definição Valor
Servidor de entrada e de saída mail.yourcompany.com
Entrada (IMAP) porta 993, SSL/TLS
Saída (SMTP) porta 465, SSL/TLS, ou 587 com STARTTLS
Utilizador o endereço completo da caixa
Senha a senha da caixa (não a do My MozOut nem a do cPanel)

Os guias de cada aparelho: Android, iPhone ou iPad, Thunderbird e eM Client.

Os acabamentos

1 Assinatura igual para toda a equipa, com nome, cargo e telefone: como pôr uma assinatura.
2 Respostas automáticas para as férias e reencaminhamentos para quem cobre a ausência de um colega.
3 Cópia própria das caixas importantes, além das nossas cópias diárias: como guardar uma cópia de uma caixa.
4 Avise os contactos do endereço novo: no cartão de visita, no site, na assinatura do endereço antigo e nas faturas.
Guarde num sítio seguro a lista das caixas, quem usa cada uma e em que aparelhos está configurada. Quando alguém sai da empresa, é essa lista que diz o que fechar: abrir e fechar caixas quando alguém entra ou sai.
Não use a caixa da empresa para enviar campanhas ou envios automáticos em volume. As caixas têm um limite de envios por hora, que está na página do E-mail Profissional. Para newsletters e e-mails do seu sistema há produtos próprios.

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VEJA TAMBÉM

Como criar uma conta de e-mail no cPanel?

Que endereços de e-mail deve criar uma empresa: os de função e os pessoais

SPF, DKIM e DMARC: porque o seu e-mail cai no spam

Como acessar o seu webmail

Criar muitas caixas de uma vez com o Address Importer do cPanel e uma folha de cálculo

Pôr uma assinatura nos seus e-mails: webmail, computador e telemóvel

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