A empresa mudou de nome: passar todas as caixas para um domínio novo sem perder e-mail

A resposta curta: mudar o e-mail da empresa para um domínio novo faz-se sem perder nada se seguir esta ordem: registrar o domínio novo, criar as caixas novas, copiar as mensagens, reencaminhar o domínio antigo para o novo e manter o domínio antigo renovado durante muito tempo. O último passo é o que mais se esquece e o que mais custa.

Antes de começar

1	Registre o domínio novo e confirme que está activo: registro de domínio.

2	Junte o domínio novo à hospedagem onde estão as caixas. Num plano de hospedagem que aceita mais de um domínio, isto faz-se no cPanel; veja quantos domínios tem o seu plano em planos de hospedagem. No plano de E-mail Profissional, fale conosco antes.

3	Faça a lista das caixas que existem hoje, com quem usa cada uma. A lista vai servir para todos os passos seguintes.

A mudança, passo a passo

1	Crie as caixas no domínio novo, com os mesmos nomes (ana@, faturas@...) e senhas novas. Se são muitas, use o Address Importer.

2	Confirme a entregabilidade do domínio novo em Email Deliverability, no cPanel: o SPF, o DKIM e o DMARC têm que estar certos antes do primeiro envio.

3	Copie as mensagens de cada caixa antiga para a nova. Numa caixa pequena, um programa de e-mail com as duas contas em IMAP permite arrastar as pastas de uma para a outra. Para muitas caixas, há ferramentas próprias: copiar caixas com o imapsync.

4	Reencaminhe o domínio antigo. No cPanel, em Forwarders, há a opção de reencaminhar um domínio inteiro para outro: o que for enviado para ana@ do domínio antigo passa a chegar a ana@ do novo. Envie uma mensagem de teste para confirmar.

5	Configure os aparelhos com as contas novas e retire as antigas, para ninguém responder do endereço velho por engano.

6	Mude tudo o que tem o endereço antigo: assinaturas, site, faturas, cartões, perfis nas redes sociais, contas em bancos e fornecedores.

O domínio antigo não se larga

Não deixe o domínio antigo expirar. Clientes e fornecedores vão continuar a escrever-lhe para lá durante anos, e as contas que criou na internet com esse endereço enviam para lá a recuperação de senha. Se o domínio expirar, outra pessoa pode registá-lo e passar a receber esse e-mail. Mantenha-o renovado e com o reencaminhamento ligado.

Avise com tempo. Durante as primeiras semanas, responda sempre do endereço novo, mesmo a quem escreveu para o antigo: é assim que as pessoas atualizam o contato. Uma linha na assinatura («O nosso endereço mudou para ...») ajuda.

Se a empresa também muda o site para o domínio novo, há um guia próprio para o WordPress, e para o resto fale conosco antes de mexer nos registros DNS.

Vai mudar a empresa para um domínio novo? Abra um pedido e ajudamos a planear a mudança das caixas.

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