A resposta curta: quem escreve em nome da empresa deve ter a sua própria caixa. Os endereços públicos (o geral, o das vendas) podem ser uma caixa compartilhada, se as respostas têm que sair desse endereço, ou um simples reencaminhamento para as caixas pessoais, se só servem para avisar. O que corre mal é a equipe inteira numa só caixa com uma senha que todos sabem: ninguém sabe quem respondeu, e ninguém controla quem ainda entra.
As maneiras de organizar
| Maneira |
Serve para |
O que corre mal |
| Uma caixa por pessoa |
Cada um responde pelo que escreve, tem a sua senha e o seu histórico. Quando alguém sai, muda-se uma senha e a caixa fica na empresa. |
Se a pessoa falta, ninguém vê o e-mail dela, a não ser que deixe uma resposta automática ou um reencaminhamento. |
| Uma caixa compartilhada, com a senha de todos |
Todos vêem tudo, e as respostas saem do endereço público. |
Não fica registro de quem respondeu ou apagou. Uma mensagem lida por um parece tratada para os outros. A senha espalha-se por muitos aparelhos. |
| Um endereço de função que reencaminha para as caixas pessoais |
Avisar várias pessoas ao mesmo tempo. |
As respostas saem dos endereços pessoais. Cada um tem a sua cópia e não se sabe quem respondeu. Reencaminhar para fora do domínio pode ir parar ao spam. |
| Uma lista de e-mail |
Comunicados e conversas internas de um grupo: listas de e-mail no cPanel. |
Não foi feita para atender clientes. |
A combinação que funciona
| 2 |
Decida o que é cada endereço público. Se as respostas têm que sair dele, é uma caixa compartilhada. Se só serve para avisar, é um reencaminhamento: catch-all, reencaminhamento e alias.
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Numa caixa compartilhada, combine as regras: quem atende em cada dia, e mover para uma pasta «Tratado» o que já tem resposta. Em IMAP todos vêem a mesma pasta Enviados e a mesma pasta Tratado.
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Mude a senha da caixa compartilhada sempre que alguém sai da equipe, e nunca a reutilize em outro lado: como alterar a senha.
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Confirme quantas caixas o seu plano permite antes de criar uma por pessoa: está na página de e-mail.
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Uma senha que anda por uma equipe acaba em celulares antigos, em notas e com pessoas que já saíram. É assim que muitas caixas são invadidas sem ninguém dar por isso. Se suspeitar, siga a sua conta de e-mail foi pirateada.
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Pastas em IMAP são o painel da equipe. Numa caixa compartilhada em IMAP, mover uma mensagem para a pasta «Tratado» vê-se em todos os aparelhos ao mesmo tempo. Essa regra simples acaba com a maior parte dos «alguém já respondeu a isto?».
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Quer ajuda para organizar as caixas da sua equipe? Diga-nos quantas pessoas são e que endereços públicos usam.
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Nos nossos planos
Todos os planos de hospedagem compartilhada têm contas de e-mail ilimitadas, então uma caixa para cada pessoa não custa nada a mais e a equipe pode planejar uma para cada. O que limita é o espaço que as caixas dividem com o site (10 GB no Pro, 20 GB no Plus, 30 GB no Ultra, 50 a 200 GB nos Business) e o envio por hora: 100 no Pro, 200 no Plus, 300 no Ultra.
Para ver como você está, abra a barra lateral «Estatísticas» no cPanel: ela mostra as contas de e-mail que você tem e o espaço em uso. A página «Contas de e-mail» lista cada caixa. Se a equipe crescer além do plano, você pode subir sem perder o site.
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