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A resposta curta: quem escreve em nome da empresa deve ter a sua própria caixa. Os endereços públicos (o geral, o das vendas) podem ser uma caixa partilhada, se as respostas têm de sair desse endereço, ou um simples reencaminhamento para as caixas pessoais, se só servem para avisar. O que corre mal é a equipa inteira numa só caixa com uma palavra-passe que todos sabem: ninguém sabe quem respondeu, e ninguém controla quem ainda entra.
As maneiras de organizar
| Maneira | Serve para | O que corre mal |
| Uma caixa por pessoa | Cada um responde pelo que escreve, tem a sua palavra-passe e o seu histórico. Quando alguém sai, muda-se uma palavra-passe e a caixa fica na empresa. | Se a pessoa falta, ninguém vê o correio dela, a não ser que deixe uma resposta automática ou um reencaminhamento. |
| Uma caixa partilhada, com a palavra-passe de todos | Todos vêem tudo, e as respostas saem do endereço público. | Não fica registo de quem respondeu ou apagou. Uma mensagem lida por um parece tratada para os outros. A palavra-passe espalha-se por muitos aparelhos. |
| Um endereço de função que reencaminha para as caixas pessoais | Avisar várias pessoas ao mesmo tempo. | As respostas saem dos endereços pessoais. Cada um tem a sua cópia e não se sabe quem respondeu. Reencaminhar para fora do domínio pode ir parar ao spam. |
| Uma lista de correio | Comunicados e conversas internas de um grupo: listas de correio no cPanel. | Não foi feita para atender clientes. |
A combinação que funciona
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| Uma palavra-passe que anda por uma equipa acaba em telemóveis antigos, em notas e com pessoas que já saíram. É assim que muitas caixas são invadidas sem ninguém dar por isso. Se suspeitar, siga a sua conta de e-mail foi pirateada. |
| Pastas em IMAP são o painel da equipa. Numa caixa partilhada em IMAP, mover uma mensagem para a pasta «Tratado» vê-se em todos os aparelhos ao mesmo tempo. Essa regra simples acaba com a maior parte dos «alguém já respondeu a isto?». |
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