Entra um colaborador, sai um colega: abrir e fechar as caixas de e-mail da empresa

E-mail·· 130 visualizações· 4 min de leitura

A resposta curta: quando alguém entra, crie-lhe uma caixa com o nome (nome@), entregue a senha em mão e junte-o aos endereços da equipe. Quando alguém sai, não apague a caixa nesse dia: mude a senha ou suspenda o login, ponha uma resposta automática, faça chegar o e-mail a quem fica com o trabalho, e só mais tarde decida se apaga. Apagar uma conta de e-mail no cPanel apaga as mensagens dela.

Quem sai: o que fazer com a caixa

Opção Quando faz sentido
Mudar a senha A caixa continua recebendo e a empresa passa a ser a única que entra. É o primeiro passo em quase todos os casos.
Suspender o login (Email Accounts > Manage > Restrictions > Logging In) Ninguém entra, mas o e-mail continua chegando. Útil enquanto decide o que fazer com a caixa.
Resposta automática Diz a quem escreve que a pessoa saiu e para onde escrever agora: resposta automática de ausência.
Reencaminhar para quem fica Quem herda o trabalho recebe uma cópia do que chega, sem precisar da senha da caixa antiga.
Apagar a caixa e deixar só um reencaminhamento Mais tarde, depois de guardar o que interessa. Um reencaminhamento não ocupa espaço; apagar a caixa apaga o e-mail que lá está.

Quem entra e quem sai, passo a passo

1 Quem entra: crie nome@ em Email Accounts (Contas de e-mail) e dê à caixa um espaço que não coma o das outras: como criar uma conta de e-mail no cPanel e a caixa de e-mail encheu.
2 Entregue a senha em mão e peça à pessoa que a mude no primeiro dia: como alterar a senha de uma conta de e-mail. A caixa só precisa da senha dela, não do cPanel nem do My MozOut.
3 Junte-a à equipe: aos reencaminhamentos ou à caixa compartilhada de vendas@ ou apoio@, à assinatura da empresa, e configure os aparelhos em IMAP.
4 Quem sai, no próprio dia: mude a senha da caixa dessa pessoa e a das caixas compartilhadas que usava. Tire-a dos reencaminhamentos e das listas. Se tinha acesso ao cPanel ou ao My MozOut, retire-o também.
5 Veja o que a pessoa deixou configurado: reencaminhamentos e filtros, por exemplo uma cópia de tudo para um endereço pessoal. Apague o que já não deve existir: filtros de e-mail no Roundcube.
6 Ponha a resposta automática e o reencaminhamento para quem fica com o trabalho.
7 Mais tarde: guarde uma cópia da caixa (como fazer cópia de segurança de uma caixa) e só então decida se apaga a caixa e deixa o endereço como reencaminhamento.
Apagar a conta no cPanel apaga as mensagens dela. Faça a cópia antes. Se apagar por engano, fale conosco logo: pode haver uma cópia de segurança recente (restaurar uma conta de e-mail), mas isso não é um plano. E antes de ler o e-mail de quem saiu, confirme o que a lei e as regras da empresa permitem.
O que os clientes vêem deve ser um endereço de função (vendas@, apoio@). Quando alguém sai, o endereço que os clientes conhecem não muda: que endereços de e-mail deve criar uma empresa.

Precisa de ajuda a fechar ou a passar a caixa de quem saiu? Diga-nos o endereço e para quem deve ir o e-mail.

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VEJA TAMBÉM

Que endereços de e-mail deve criar uma empresa: os de função e os pessoais

Um endereço compartilhado para a equipe: caixa compartilhada, reencaminhamento ou lista de e-mail

Configurar uma resposta automática de ausência (autoresponder) numa caixa de e-mail

Guardar uma cópia própria do seu e-mail: como fazer cópia de segurança de uma caixa

Como alterar a senha de uma conta de e-mail

Catch-all, reencaminhamento e alias: as três que se confundem

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