Factura proforma: o que é, porque o número muda quando paga e que documento guardar

A resposta curta: uma factura proforma é o documento que lhe mostramos antes de pagar: diz o que vai pagar, a quem e por que meio. Serve para pagar e, se precisar, para a sua empresa aprovar a despesa. Quando o pagamento é registado, a factura passa a Paga e recebe o seu número definitivo, em sequência. É por isso que o número de antes e o de depois podem ser diferentes.

Como a reconhece

Enquanto está por pagar, o título da factura no My MozOut diz «Factura Proforma #» e um número. Depois de paga, passa a ser uma factura, com o estado Paga. O número tem o formato número/ano (por exemplo, 0123/2026) e recomeça em cada ano.

Proforma (por pagar) Factura (paga)
Para que serve Para pagar, e para a empresa aprovar a despesa. Para registar a despesa na sua contabilidade.
Número Um número de pré-factura. Um número definitivo, em sequência, sem saltos.
Pode mudar de nome ou NIF? Sim, antes de pagar: avise-nos. É mais difícil: as facturas emitidas não se reescrevem.
Onde a encontra Em Facturação, na lista de facturas. No mesmo sítio, com o estado Paga e o PDF para descarregar.

O que fazer

1 Confira os dados na proforma (nome da empresa, morada, número fiscal) antes de pagar. Se estiver errado, corrija em Dados da conta ou abra um pedido: A sua factura: dados de facturação, imposto e recibos.
2 Pague pelo meio escolhido. Se for por transferência, envie o comprovativo no formulário da própria factura: Transferência bancária: as cinco etapas.
3 Descarregue a factura paga quando o estado mudar para Paga, e entregue esse PDF a quem trata da sua contabilidade.
4 Guarde também o comprovativo do banco, por precaução.
Não abra um segundo pedido para o comprovativo. O formulário da factura abre sozinho um pedido de Facturação, com o título «Factura Proforma #...» e já ligado a essa factura. Se o vê na sua lista de pedidos, é esse: está connosco e à espera do banco, e não foi esquecido.
Não confunda com a «pro forma» de um pedido de cotação, o PDF que a contabilidade de uma empresa pode pedir antes de encomendar: é outro documento, e está explicado em Quando a contabilidade pede uma pro forma antes de pagar. E o que a lei do seu país aceita como documento fiscal, e quando, varia: pergunte ao seu contabilista que documento prefere para registar a despesa.

Precisa de uma proforma com outros dados ou de uma factura que não consegue descarregar? Abra um pedido com o número.

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