Facturas para os clientes da loja: emitir a partir das encomendas do WooCommerce

O cliente compra e pede factura. O WooCommerce envia um e-mail de confirmação da encomenda, mas esse e-mail não é uma factura. Emitir facturas é uma obrigação que depende do país e da sua situação, e em alguns países exige programas certificados ou ligados à autoridade tributária. Aqui fica o mapa dos caminhos possíveis e do que ter pronto, sem nunca dizer qual a lei que lhe é aplicável: isso é com o contabilista.

Os três caminhos

Caminho Como funciona Quando serve
Plugin de facturas em PDF Gera um PDF por encomenda, com o seu cabeçalho, e anexa-o ao e-mail e à conta do cliente. Quando a lei lhe permite emitir facturas assim e quer simplicidade.
Programa de facturação externo A encomenda passa para um programa de facturação (por um plugin ou por uma automação) e é lá que a factura nasce. Quando o contabilista ou a lei exige um programa certificado.
À mão, a partir do contabilista Exporta as encomendas e emite as facturas fora da loja. Quando vende pouco e o volume não justifica mais.

O que preparar, qualquer que seja o caminho

1 Pergunte ao contabilista o que a lei exige do seu lado: o formato, a numeração, o prazo, o que deve constar e se o programa tem de ser certificado. Escreva a resposta.
2 Recolha o número fiscal do cliente quando precisa dele. O WooCommerce não traz esse campo de série; acrescenta-se com um plugin ou com um campo personalizado no pagamento, e deve ficar claro que é opcional ou obrigatório.
3 Preencha os seus dados no plugin ou no programa: nome da empresa, morada, número fiscal, logótipo.
4 Confirme os impostos. A factura tem de dizer o mesmo que o carrinho. Veja impostos no WooCommerce.
5 Defina o momento. A factura nasce quando a encomenda passa a «concluída» ou quando fica paga? Escolha com o contabilista e use o estado da encomenda (estados das encomendas).
6 Teste com uma encomenda real e leia o PDF como o cliente o leria: o nome, a morada, as linhas, o imposto e o total.
Uma numeração com saltos ou repetida é um problema grave em muitos países. Não apague encomendas que já tiveram factura, e não mude de plugin a meio do ano sem falar com o contabilista. Os reembolsos pedem o seu próprio documento, que o contabilista lhe dirá como chamar.
Não confunda com as nossas facturas. As facturas dos serviços que comprou a nós estão no My MozOut: veja a sua factura: dados, imposto e recibos. As da sua loja são suas, emitidas por si.

O PDF da factura não sai, ou fica em branco? Diga-nos o endereço da loja e a encomenda de teste: muitas vezes é um limite de memória ou uma letra que falta no servidor.

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VEJA TAMBÉM

Impostos no WooCommerce

Estados das encomendas explicados

A sua factura: dados, imposto e recibos

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