A assinatura é o bloco de texto que se acrescenta sozinho no fim de cada mensagem: nome, cargo, empresa, telefone, site. Dá confiança a quem recebe e poupa-lhe escrever o mesmo todos os dias. A assinatura não é partilhada entre programas: é uma por programa (webmail, Outlook, telemóvel), por isso tem de a criar em cada sítio onde escreve.
No webmail (Roundcube)
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Entre no webmail com o endereço completo e a palavra-passe da caixa. Veja como aceder ao webmail se precisa.
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Abra Settings e depois Identities. Escolha a identidade com o seu endereço.
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No campo Signature escreva o texto. Se quer negrito ou ligações, marque HTML signature.
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Grave com Save e escreva uma mensagem nova para ver a assinatura aparecer.
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No computador e no telemóvel
| Programa |
Onde está |
| Outlook clássico |
File, Options, Mail, botão Signatures. Crie uma nova e escolha em que contas a usa. |
| Novo Outlook para Windows |
Definições (roda dentada), Accounts, Signatures. |
| Thunderbird |
Nas definições da conta, o campo de assinatura. Veja configurar o e-mail no Thunderbird. |
| iPhone, iPad e Android |
Nas definições da aplicação de correio ou da conta, procure Signature ou Assinatura. A do telefone costuma ser só texto. |
O que pôr, e o que deixar de fora
Um exemplo, que adapta ao seu caso:
Nome Apelido
Cargo, A Sua Empresa
Telefone: o seu número
Site: www.yourcompany.com
Mantenha-a curta: quatro a cinco linhas bastam. Escreva o endereço do site por extenso, para quem imprime ou lê no telemóvel. Evite imagens grandes e logótipos pesados: muitos programas escondem-nas por omissão, e noutros aparecem como anexos que enchem a caixa.
Nas respostas e nas mensagens novas
Uma assinatura completa em cada resposta de uma conversa de vinte mensagens enche a caixa de repetições. A maioria dos programas deixa escolher: assinatura completa nas mensagens novas e nenhuma, ou uma versão de uma linha, nas respostas. No Outlook clássico escolhe-se na própria janela das assinaturas (mensagens novas e respostas ou reencaminhadas); no webmail, nas preferências de escrita de mensagens, a opção de acrescentar a assinatura automaticamente.
A mesma assinatura em toda a equipa
Se a empresa tem várias pessoas, escreva o modelo uma vez num ficheiro de texto e peça a cada um que o copie para o seu programa, mudando só o nome, o cargo e o telefone. Assim todos escrevem com a mesma imagem. Se a assinatura tem ligações, teste-as em cada programa: o que fica certo no webmail pode perder a ligação num telemóvel.
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Uma assinatura não faz o e-mail seguro. Nunca ponha lá a palavra-passe, nem dados que não diria a um desconhecido. Qualquer pessoa a quem responder a vê.
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Escreve também de outro endereço? Se tem um alias ou reencaminhador, crie uma segunda identidade no webmail com a sua própria assinatura, e escolha-a ao escrever. Veja catch-all, reencaminhadores e aliases.
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