Os sinais são sempre os mesmos: o celular deixa de sincronizar, o webmail avisa que o espaço está no fim, e alguém lhe telefona a dizer que o e-mail que mandou voltou para trás. A boa notícia é que uma caixa cheia nunca é mistério nenhum: há quatro lugares onde o espaço costuma estar, e ninguém olha para eles.
Primeiro, por que isto acontece sem se ver
Se configurou o e-mail por IMAP, e hoje é quase sempre o caso, as mensagens vivem no servidor. O que vê no celular não é uma cópia: é uma janela para a caixa. Por isso é que o mesmo e-mail aparece igual no computador, no celular e no webmail, e por isso é que apagar num apaga em todos. O espaço que ocupa é o espaço da sua conta.
Com POP é diferente: o programa baixa e pode ficar com o e-mail só no seu computador. Mas quase todos têm ligada uma opção do gênero «deixar uma cópia no servidor», e é essa opção, esquecida durante anos, que enche caixas de quem jura que apaga tudo.
As quatro pastas que ninguém olha
| Pasta |
Por que pesa |
| Enviados |
É quase sempre a maior de todas, e a última em que se pensa. Cada proposta, cada fatura e cada fotografia que mandou está lá, com o anexo inteiro. |
| Lixo |
Apagar uma mensagem não libera espaço nenhum: move-a. O espaço só volta quando esvazia o lixo. Há caixas em que o lixo tem anos. |
| Spam |
Enche-se sozinha, todos os dias, e a maior parte dos programas nunca a mostra. Se ninguém definiu uma limpeza automática, está lá tudo desde o primeiro dia. |
| Arquivo e rascunhos |
As pastas que criou para arrumar continuam contando. Um rascunho com um anexo de 20 MB que nunca chegou a ser enviado ocupa exatamente o mesmo que se tivesse sido. |
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O problema quase nunca é o número de mensagens. Uma caixa cheia costuma ser meia dúzia de e-mails com anexos pesados, não vinte mil mensagens de texto. Por isso é que apagar as mais antigas dá tão pouco resultado: está apagando as leves.
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Limpar pela ordem que rende mais
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Ordene por tamanho, não por data. No webmail e na maioria dos programas de e-mail dá para ordenar as mensagens pelo tamanho. Trate dos dez primeiros e ganha mais espaço do que apagando mil mensagens antigas.
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| 2 |
Guarde o anexo, apague a mensagem. Uma fatura em PDF fica melhor numa pasta do seu computador do que a ocupar a caixa. Quando tiver o arquivo guardado, apague o e-mail.
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Esvazie o Spam e o Lixo. Nessa ordem, porque o que apagar do spam vai para o lixo.
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Faça o mesmo aos Enviados. É a que dá mais trabalho psicológico e a que dá mais espaço.
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Volte a esvaziar o lixo no fim. Tudo o que apagou nos passos anteriores passou por lá. Enquanto não esvaziar, o espaço não volta e vai concluir que não adiantou nada.
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Ver o tamanho de cada caixa: no cPanel, na seção E-mail, a lista de contas de e-mail mostra o espaço usado e a cota de cada uma, lado a lado. Para ver que pastas pesam dentro de uma caixa, a Utilização do Disco, na seção Arquivos, mostra o e-mail arrumado por pasta.
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Aumentar a quota
| 1 |
No cPanel, na seção E-mail, abra as contas de e-mail e use a opção de gerenciar a conta em causa.
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Altere o espaço atribuído a essa caixa. É imediato e não precisa de nos pedir nada.
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| 3 |
Repare no total. A cota de uma caixa não cria espaço: distribui o espaço que o plano lhe dá, que é compartilhado entre o site, os bancos de dados e todo o e-mail. Subir uma caixa tira margem às outras.
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Uma caixa cheia recusa e-mail novo. Não fica à espera indefinidamente: o servidor devolve a mensagem a quem a mandou, ou tenta durante algum tempo e acaba por devolver. Em qualquer dos casos, quem lhe escreveu recebe um aviso de falha e você não recebe nada, nem sequer o aviso de que perdeu a mensagem. É por isso que isto é urgente e não é arrumação.
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Como evitar que volte a acontecer
| 1 |
Ponha o lixo e o spam a limpar-se sozinhos. Dá para criar uma regra que apaga o que está nessas pastas há mais de um certo número de dias. É a única medida que funciona sem disciplina nenhuma da sua parte.
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Não use a caixa como arquivo. Contratos, faturas e fotografias pertencem a uma pasta com backup, não a uma caixa de e-mail. A caixa é um lugar de passagem.
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| 3 |
Mande arquivos grandes por link. Um anexo pesado ocupa espaço na sua caixa e na de quem recebe, e é das causas mais comuns de mensagens recusadas.
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Cuidado com os encaminhadores. Um endereço que encaminha para outro da mesma conta guarda duas cópias de cada mensagem. Em caixas de equipe, isto multiplica-se depressa.
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Olhe para a lista de contas uma vez por mês. No cPanel vê todas as caixas e o espaço de cada uma na mesma tela. Trinta segundos, uma vez por mês, e nunca mais é pego de surpresa.
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Se a caixa é de uma pessoa que saiu da empresa, não a deixe a encher. Guarde o que interessa, transforme o endereço num encaminhador para quem ficou com a função, e libere o espaço. Um encaminhador não ocupa quota.
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A caixa enche outra vez logo a seguir e não percebe por quê? Diga-nos o endereço e vamos ver o que a está enchendo.
Abrir um pedido de suporte
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Onde ver na sua conta
- Por caixa: no cPanel, Contas de e-mail lista cada caixa com o espaço que ela usa e a cota, lado a lado.
- Conta inteira: a barra lateral Estatísticas mostra o espaço total usado e quantas contas de e-mail existem.
- O que o plano oferece: as contas de e-mail são ilimitadas em todos os planos, mas todas dividem o espaço do plano: 10 GB no Pro, 20 GB no Plus, 30 GB no Ultra, e 50, 100 ou 200 GB nos Business Pro, Plus e Ultra.
A cota de uma caixa aparece quando você a cria, e dá para mudá-la depois em Gerenciar. Ela só divide o espaço do plano entre as caixas; nunca aumenta esse espaço. Quando a soma não couber mais, você pode subir de plano ou falar com a gente.
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